Übersicht

Überwachung von aussen (Wächter)

Apollo prüft sich jede Stunde selbst und meldet das Ergebnis an einen Dienst ausserhalb dieses Servers. Läuft alles, bleibt es still. Ist etwas kaputt, schreibt dir der Dienst den Grund — und wenn gar keine Meldung mehr kommt (Server aus), ebenfalls. Nur für den Betreiber; Vermieter sehen davon nichts.

Einrichten: 1. Kostenloses Konto bei healthchecks.io anlegen. 2. „Add Check": Name z. B. „Apollo – Firmenname", Period 1 Stunde, Grace 30 Minuten. 3. Unter „Integrations" Telegram oder E-Mail verbinden. 4. Die Ping URL (beginnt mit https://hc-ping.com/…) hier eintragen und speichern. Für jeden weiteren Server einen eigenen Check.

Module pausieren

Hier hältst du einzelne Bereiche vorübergehend an — etwa den Chat-Bot während deines Urlaubs oder die automatischen Gäste-Nachrichten in der Nebensaison. Ein pausiertes Modul verschwindet aus der Navigation, seine Automatiken laufen nicht, und seine Daten bleiben unverändert erhalten. Einschalten geht jederzeit wieder.

Aufgelistet ist nur, was für diese Instanz freigeschaltet und pausierbar ist. Welche Module gebucht sind, ändert der Betreiber — nicht das Dashboard. Die Rechnungen lassen sich bewusst nicht pausieren: Entwürfe, Archiv, Kundenstamm und die Tagesübersicht auf der Startseite hängen daran — ohne sie wäre die Suite leer, nicht reduziert.

Logo (Rechnung)

Erscheint oben auf jeder Rechnung. PNG oder JPG, max. 2 MB. Ohne Logo wird ein Text-Platzhalter genutzt.

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Bankverbindung

E-Mail-Eingang (Postfach)

Apollo holt die Mails dieses Postfachs selbst ab: Antworten von Gästen ergänzen den Rechnungsentwurf, fehlen Angaben, fragt Apollo nach; Provisionsrechnungen von Booking & Co. landen im Rechnungseingang, alles andere in der Ablage. Am besten ein eigenes Postfach nur für Buchungen (z. B. buchung@ihre-firma.de) — nicht die allgemeine Geschäftsadresse.

1. Adresse eingeben — Apollo schlägt den Rest vor

2. Zugang

3. Verbindung testen

Testet die Angaben oben im Formular, auch ungespeichert. Im Postfach wird dabei nichts verändert.

4. Verarbeitung

5. Einschalten

E-Mail-Versand (SMTP)

Testet die gespeicherten Zugangsdaten — bitte zuerst oben „Speichern". Empfänger leer = an dich selbst (SMTP-Benutzer).

Rechnung

Nummernkreis (steuerkritisch)

Präfix und nächste Rechnungsnummer bilden die fortlaufende Nummer (§14 UStG). Eine Nummer lässt sich nur vorwärts setzen — niedriger als bereits vergeben wird abgelehnt.

Automatischer Versand

Wenn aktiv, wird beim Ausstellen einer Rechnung automatisch ein Versand X Tage nach Check-out eingeplant. Jeder geplante Versand bleibt im Archiv abbrechbar; manuelle Planung hat Vorrang.

Anzeige der Bucher-Liste

Steuert, welche Buchungen links in der Liste erscheinen — gemessen am Aufenthalts­zeitraum relativ zu heute. Wirkt sofort, ohne Neu-Import.

Buchungsplattformen

Bestimmt, nach welchen Herkünften du deine Entwürfe filtern kannst (Dropdown „Plattform" über der Liste). Du kannst eigene Plattformen ergänzen — der Schlüssel wird automatisch aus dem Namen gebildet und muss mit der beim Import gesetzten Quelle übereinstimmen. „Direkt" bleibt als Fallback immer erhalten.

PMS-Anbindung (Buchungs-Import)

Dein Channel-Manager liefert die Buchungen automatisch an Roomemo. Der API-Key liegt verschlüsselt auf dem Server und verlässt ihn nie. Anbieter wechseln = Key des neuen Anbieters eintragen, der Import-Workflow wird vom Betreiber passend eingerichtet.

Eigene Homepage (Direktbuchung)

Deine eigene Website fragt Apollo zwei Dinge: Ist ein Zeitraum frei, und was kostet er. Beides beantwortet Apollo aus deinen eigenen Daten — ohne Plattform und ohne Provision. Buchungen nimmt diese Schnittstelle bewusst nicht entgegen. Wie das im Einzelnen rechnet, steht in der Hilfe.

Schlüssel Schlüssel erzeugen

Preise deiner Homepage

Ohne eigene Angabe zeigt deine Seite denselben Preis wie alle Kanäle. Die Felder stehen je Wohnung unter Unterkünfte & Gruppen → „Eigene Homepage": eigener Preis je Nacht, Direktbucher-Rabatt, Reinigungsgebühr.

Eigene Gebühren

Posten, die es nur auf deiner Seite gibt: Haustier, Wäschepaket, Kurtaxe. Pflicht zählt in die Summe, wählbar wird der Seite nur gemeldet — ein Betrag, den niemand bestellt hat, gehört nicht in den Endpreis.

So bindest du es ein

Drei Abrufe, jeweils mit deinem Schlüssel in der Kopfzeile X-Apollo-Key. Antworten sind JSON; fehlt eine Angabe, sagt die Antwort welche.

Buchungsagent (KI / Google Gemini)

Erkennt aus einer freien Nachricht (Chat/E-Mail) automatisch Gast- und Aufenthaltsdaten und legt einen Entwurf an. Der API-Key ist die einzige Kostenstelle und liegt geschützt auf dem Server (verlässt nie den Browser). Key bei Google AI Studio erstellen.

Benutzer & Rollen

Drei Rollen: Owner (alles), Mitarbeiter (Buchungen/Rechnungen — keine Bank-/SMTP-Daten, kein Steuerexport), Reinigungskraft (nur Reinigungsmodul). Die Rechte werden serverseitig erzwungen. Beim Anlegen wird ein Temp-Passwort einmalig angezeigt — sicher übergeben, Nutzer ändert es unter Konto.

Reinigung — Alarm (Modul 4)

Alarm bei drohender Terminüberschreitung geht ausschließlich an deine hinterlegte Vermieter-E-Mail (Stammdaten) — niemals an den Betreiber.

Telegram-Erinnerung für Reinigungskräfte (Feature 4)

Kostenlose Erinnerung direkt an die zugewiesene Reinigungskraft (nicht an dich) vor dem fälligen Check-out, mit „✅ Übernommen"-Button. Einrichtung: 1. Bei @BotFather einen Bot erstellen, den Token hier eintragen und speichern. 2. Unten „Webhook einrichten" klicken. 3. Jede Reinigungskraft schreibt dem Bot einmalig /start und teilt dir die angezeigte Chat-ID mit. 4. Chat-ID unter „Benutzer & Rollen" beim jeweiligen Konto eintragen. Auch beim Owner-Konto: Dorthin gehen alle Alarme (Prüffälle, Lebenszeichen, Datensicherung, Saison-Automatik) — ohne Chat-ID kommt keiner an.

Chat-Bot — Wissensbasis & automatisierte Nachrichten (Modul 5a)

Die Wissensbasis (WLAN, Anfahrt, Ausstattung, sonstige Infos) wird seit dem 01.08.2026 unter Einstellungen → Unterkünfte & Gruppen gepflegt — auf Unternehmensebene für alle Wohnungen, bei Bedarf je Gruppe oder einzelner Wohnung. Dort war sie schon; hier ein zweites Mal zu stehen hätte bedeutet, dieselbe Angabe zweimal zu pflegen. Die Platzhalter unten greifen automatisch auf den für die jeweilige Buchung gültigen Wert zu. Versand nur per E-Mail, nur an Gäste mit hinterlegter Adresse.

Die Vorlagen stehen seit dem 03.08.2026 unter Einstellungen → Unterkünfte & Gruppen — unternehmensweit, je Gruppe oder je Wohnung. So kann etwa die Gruppe „Familienwohnungen“ eine eigene Check-in-Erklärung haben, ohne dass du sie für jede Wohnung einzeln pflegst.

Platzhalter: {gast_name} {einheit} {check_in} {check_out} {wlan_name} {wlan_passwort} {anfahrt} {ausstattung} {sonstiges} {vermieter_name} — sie werden je Buchung mit den Werten der jeweiligen Wohnung gefüllt.

Chat-Bot — Antworten an Gäste (Modul 5b)

Der Bot beantwortet Gast-Fragen automatisch aus der Wissensbasis oben. Bei Wünschen, die eine Entscheidung von dir brauchen (Storno, Sonderwunsch, …), schreibt er dem Gast nur eine Zwischennachricht und legt hier eine offene Anfrage an — der Bot ändert nie selbstständig etwas.

Wer die meisten Nachrichten selbst beantwortet, sammelt sonst eine lange Liste veralteter Vorschläge, die alle einzeln verworfen werden müssen. Ein Vorschlag, den du in dieser Zeit nicht freigibst, wird automatisch gelöscht — an Gäste geht dabei nie etwas. Gesendete, verworfene und nicht beantwortete Nachrichten bleiben im Verlauf stehen, und dass die Antwort erzeugt wurde, steht dauerhaft im Protokoll unter Logs.

Ohne Haken darf nur der Inhaber eine Antwort freigeben oder verwerfen; Mitarbeiter sehen die Vorschläge, können sie aber nicht abschicken. Wer freigegeben hat, steht im Protokoll unter Logs.

Bei Vorschlag schreibt die KI die Antwort fertig, schickt sie aber nicht ab: Sie erscheint unten in der Liste, du kannst sie ändern und dann senden oder verwerfen. Das ist die Voreinstellung, weil eine Antwort an einen Gast verbindlich ist. Bei Automatisch geht sie sofort raus. Bei Aus wird gar keine Antwort erzeugt — das spart auch KI-Aufrufe.

Bei einem Wunsch nach früherem Check-in/späterem Check-out prüft NICHT die KI, sondern der Code anhand deiner echten Buchungs- und Reinigungsdaten, ob es einen Konflikt mit der Nachbarbuchung derselben Wohnung gibt. Nur bei eindeutigem "passt" bestätigt der Bot automatisch — bei jeder Unklarheit landet die Anfrage wie gehabt bei dir. Keine PMS-Anbindung nötig, keine Preisänderung durch die KI.

Check-in-, Check-out- und Mindestreinigungszeit stehen unter Einstellungen → Unterkünfte & Gruppen — je Wohnung, Gruppe oder unternehmensweit. Der Bot rechnet mit dem Wert der betroffenen Wohnung.

Die Gebühr wird nach Zeit berechnet: (Standard-Check-in − gewünschte Uhrzeit) in Stunden × Stundensatz — je früher, desto teurer. Bei Direktbuchungen trägt der Bot die Gebühr automatisch als Rechnungsposition ein. Bei Booking.com-/Airbnb-Buchungen legt er keine Position an — dort lässt sich der Zusatzbetrag stattdessen über die jeweilige Plattform-eigene Zusatzleistungs-Funktion direkt mit dem Gast abrechnen; du bekommst dazu nur einen Hinweis im Anfragen-Log unten.

Die eingegangenen Gast-Anfragen und die Antworten, die auf deine Freigabe warten, stehen seit dem 24.08.2026 im eigenen Bereich Chat-Bot in der linken Leiste.

Buchungsanfragen (E-Mail-Kanal)

Nachrichten über den Rechnungs-/Buchungs-E-Mail-Kanal, die keiner bestehenden Buchung zugeordnet werden konnten — entweder eine echte neue Anfrage oder eine Rechnungs-Nachfrage mit falscher/fehlender Referenz. Es wird nichts automatisch angelegt, du entscheidest selbst.

Gasttexte

Texte, die Roomemo selbst formuliert und an Gäste schickt — in fünf Sprachen. Der Firmenname wird über {vermieter_name} aus den Stammdaten eingesetzt; er muss hier nicht eingetragen werden. Was du nicht änderst, bleibt beim geprüften Standard.

Gesperrte Entwürfe (kein Reimport)

Entwürfe, die mit „dauerhaft löschen" entfernt wurden — sie werden bei einem erneuten Import (z. B. Lodgify-Webhook derselben Buchung) NICHT wieder angelegt. Hier kannst du die Sperre wieder aufheben, falls sie versehentlich gesetzt wurde.

Konto / Login

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zusätzlich zum Passwort fragt die Anmeldung einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App ab (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 2FAS, Aegis o. ä.). Ein gestohlenes oder erratenes Passwort allein reicht dann nicht mehr.